コロナ禍での働き方の変化に対応するため、業務効率化が急務だった
坂倉さまのお仕事内容について教えてください。
人事部で労務管理チームとして、チーム運営をしています。入退社の手続きをはじめとする労務管理全般を仕事としています。社員の働き甲斐の創出をメインテーマに、適切な手続き・案内を伴って制度をフル活用してもらえる環境を整えるために、生産性を意識したデジタル化施策の推進も行っています。
「楽楽労務」導入以前に抱えていた課題を教えてください。
導入前はアナログで、すべて紙ベースもしくはオフィス系ファイルでメールを利用した従業員情報の収集をしていました。入社必要書類を印刷して、返信用封筒とともに郵送していました。コロナ禍を機に、働き方は大きな変化を遂げ、紙に頼らない働き方を考えていく方向へ人事労務手続きもシフトしていきました。
従業員の情報収集をシステム化するきっかけは何でしょうか？
もともとグループ会社全体でペーパーレス化は進んでいました。しかし一定の業務では紙で管理することをデフォルトとしていたため、ペーパーレス化の進捗は思わしくありませんでした。しかし、コロナ禍になり、急激にペーパーレス化は加速しました。
そんな中で、従業員情報の管理は人事管理システムを使っていましたが、情報の収集は未だ紙ベースやオフィスソフトで行っていました。既存の人事管理システムに取り込む情報をデジタルに収集できるクラウドサービスはないかという視点で情報収集を始めました。
コストを抑えつつ、既存の人事管理システムと並行して使いたい
システム選定時はどのような点を重視されましたか？
ひとつは、既存の人事管理システムへ簡易にデータ取り込みができること。
そして、必要な機能を限定的に利便性よく使う上で、費用対効果に見合うシステムであるか、この2点を重視していました。
「楽楽労務」導入の決め手は何でしょうか？
従業員情報の管理・保管は既存の人事管理システムで行い、「楽楽労務」では従業員情報の収集の機能に特化して使うことで費用面が抑えられることが決め手でした。
「楽楽労務」をはじめ人事労務システムにはさまざまな機能がついていることが多いので、システムをごそっと入れ替えるとなると、手間もコストもかかります。しかし、弊社は、既存の人事管理システムをそのまま使う方針で損保ジャパングループ会社として決まっていたため、従業員情報収集のデジタル化に特化できるものを求めていました。
そういう状況を「楽楽労務」の営業担当の方にご説明すると、毎月追加収集する従業員の数だけ容量を持っておけば、必要最低限のコストで運用できる 必要なサービス分だけシステム利用できるとご提案いただきました。
営業担当の方のご説明が非常にシンプルで分かりやすく、従業員情報をためておく必要はないんだ と理解してからは、導入決定までの判断は早かったです。
まるでOJTのよう。導入に大変なことはサポートで解決できた
「楽楽労務」導入時の状況について教えてください。
導入にハードルを要すのが、新規クラウド導入における社内セキュリティチェックです。個人情報を扱うシステムになるので、法務関連部およびシステム関連部へセキュリティチェックを申請する必要がありました。しかし、私自身、あまりシステムに詳しいわけではないので、相互性やセキュリティ面についてはよくわからず、、、社内申請について必要な情報を得るために「楽楽労務」の導入時のサポート担当の方にご相談したところ、セキュリティチェックの申請についても手伝ってくださいました。
「楽楽労務」の初期設定を行うときも、サポート担当の方から、弊社でやりたいこと、求めることをきちんとキャッチアップいただいて、「こういう使い方が良いですよ」と適宜アドバイスをいただけたので、導入時に大変だったことは、「楽楽労務」のサポートで解決することができました。
サポートについてご評価いただけてうれしいです。サポートのここが一番良かったというのはどこでしょうか？
いつでも丁寧にご対応いただけたところです。専任担当制なので、担当の方がはっきりしており、レスポンスが非常に早かったのが印象的です。個人的には、新しいシステムを導入する際は、最初の1-2か月にいかに使い込めるか にかかっていると思っていまして、その点、必要な時に必要なサポートがタイムリーに受けられる専任担当がいるというのは分かりやすかったです。
マニュアル上でよくわからなかった項目も、メールで気軽に質問したら、メールと電話でフォローいただいて、時にはオンラインで画面を見ながらハンズオンでご説明いただきました。こちらから質問を送らなくても、定期的に状況確認のご連絡がもらえたので、「そういえば、これを聞いておきたかった」というような些細な疑問も解消できました。まさにサポートと呼べる充実したサポート体制がありました。
入社書類の収集のために働く場所が限定されず、生産性が大幅に向上
「楽楽労務」導入後、入社手続きはどのように変化しましたか？
もともと紙やオフィスデータで情報を収集していたので、記載例を準備・印刷したり、社員ごとに資料を作成したり、注意書きなどもしたり、準備にはかなり時間を要していました。回収も同様です。
しかし今では、紙で得る情報は全くありません。紙ベースでの業務は限定されたため、入社手続きのために働く場所が限定される、業務に働き方を左右されることが解消されました。
また、紙で入社者情報を収集していた時は、集めた情報を人事管理システムへ手入力で転記をしていました。手書きの情報なので、文字の読み取りが難しかったケースもあり、入力にも苦慮していました。導入後は、従業員自身が情報をスマホ等で入力して提出し、私たちはCSVで必要な情報をダウンロードして人事管理システムへ取り込みを行うことができたので、人事側でかかっていた工数はかなり削減されました。
「楽楽労務」の操作感、使用感はいかがですか？
シンプルで使いやすいと思っています。実際に入力している従業員からも使いにくいという声はなかったです。スマホで入力して、提出できるところも良いと思っています。
従業員に入力依頼を申請する時に、メールのようにコメントをつけることができるので、補足で連絡する必要もないし、提出後に不備があれば「楽楽労務」の画面上で差戻しができるので、提出状況の進捗も可視化することができます。
さらに働きやすい環境へ。生産性UPでできた時間を、課題解決の時間に
「楽楽労務」導入後、社内に変化はありましたか？
「楽楽労務」を導入し効率化されてできた時間で、さらに他のルーティン業務をシステム化できないか、労務管理データの分析から見える労務管理の課題を改善できることがないか と考えることができるようになりました。ルーティン業務はシステム化し、人にしかできない企画創造に時間をシフトし、自分の業務を見直す良いきっかけにもなりました。
これを機に、労務管理チームでは、これまで紙やオフィスデータで対応していたものをピックアップして、人がやるべき業務とシステム化できる業務の選定をしていく動きをとっています。
最後に、「楽楽労務」を検討している企業のご担当者さまへメッセージがあればお聞かせください。
紙やオフィスデータで従業員情報の収集を行っている会社、たくさんあると思います。オペレーションに「楽楽労務」を組み込むだけで生産性を高められると思うので、まずはお話を聞いてみてください。
導入にコストもそこまでかからないし、現在のシステムをごそっと入れ替える必要もない。導入が大変そうという懸念があるだけなら、サポートが専任担当制ということでかなり軽減されます。
入社手続きのように、手はかかるけれど、難易度が低く、正確性を求められる業務をクラウド化することで、得られるメリットは非常に大きいと思います。
