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検討から1か月で入社手続きをペーパーレス化!労務部内での書類作成が0に

会社名

株式会社トリニアス様はBtoC向け通信サービス等のライフライン事業と、店舗向けの集客支援を行うデジタルマーケティング事業をメインで展開されております。
多くのプロフェッショナルな人材を創出されている同社は、紙を使った入社手続きに課題を抱えており、入社手続きのペーパーレス化を目指して、「楽楽労務」を導入いただきました。導入まで1か月という短い期間で体制を構築された労務部 曽根岡さまにお話しを伺いました。

  • 会社名株式会社トリニアス 様
  • 事業内容ライフコンシェルジュ事業、デジタルマーケティング事業
  • 従業員数グループ連結 349名 ※2021年12月時点
  • 導入時期2021年4月
  • URL https://trinias.co.jp/

4月の新卒入社までに入社手続きにかかる工数を削減したい

「楽楽労務」導入の背景ときっかけを教えてください

入社時に回収しなければならない書類が多くて大変でした。書類の回収は遅延しがちで、催促してやっと回収できても手書きで文字が判別できないことも、、、。一人ひとりの情報を管理台帳に転記する作業がとても対応しきれなかったです。4月に新入社員が入社してくるので、それまでに何とか効率化できないかと3月頃に思ったのがきっかけでした。

検討から1カ月で導入できた秘訣は丁寧なサポート

「楽楽労務」導入の決め手は何でしょうか?

入社時の情報収集・管理だけでなく、雇用契約書などの契約の締結ができて、価格面でもマッチしていたことです。導入まで専任のサポート担当者に丁寧にサポートいただけることも良かったです。

検討~導入まで1か月と短い中で何が大変でしたか?

社内稟議で承認を得るのがとくに大変でした。社内調整で滞った時も「楽楽労務」の営業担当の方にご協力いただきながら、無事に承認を得ることができました。その後は、新卒が入社してくる4月までに必要な設定をサポートいただけて、スムーズに進められました。サポート担当の方からこまめにご連絡いただけるので、こちらもその都度やりたいことを伝えることができました。
何としても新卒入社に間に合わせたい!という思いで、「楽楽労務」の営業担当の方にもサポート担当の方にもたくさんご協力いただきました。

労務部内での入社時の書類作成が0に、従業員情報も常に最新で一元管理できるように

「楽楽労務」導入後、入社手続きはどのように変化しましたか?

以前は誓約書なども含めると、1人あたり入社時に書類を4枚作成する必要がありましたが、楽楽労務でフォーマットを作成すれば、名前などは自動で挿入されるので、労務部内で作成する書類は0枚になりました。
書類を作成して、回収して、管理して、、、何枚もあって溜まってくると心の疲れみたいなものがありましたが、全くなくなりました。

「楽楽労務」導入後、従業員情報の管理はどのように変化しましたか?

入社時の情報収集後に情報を転記する必要がなくなったので、誤入力などの間違いはなくなりました。また、従業員からの各種申請系も「楽楽労務」でシステム化できるようになったので、これまで紙やエクセル、スプレットシートなど部分的に管理されていてどれが最新か分からないという課題もなくなりました。

従業員とのやりとりもスムーズになった

従業員からの各種申請のシステム化は「カスタム社内申請」という機能ですね。使ってみていかがでしたか?

新しい手当をつくった時や引っ越しなどで交通費が変更になった時など、これまではチャットで個別に連絡が来て、対応して情報更新を行っていました。それが、入社手続き同様に「楽楽労務」で申請して対応できるようになりました。会社のルールに合わせて自由に作成できるので、従業員からの身上変更系の申請フローを管理しやすくなりました。

新しいフローに「楽楽労務」を活用いただけてうれしいです。フロー変更時に社内での混乱はありましたか?

全くありませんでした。「楽楽労務」自体がかなりシンプルで分かりやすい画面なので、従業員にもスムーズに受け入れられました。私が使うときも、1、2クリックで行きたいところに行けるので迷ったりすることもなく、非常に使いやすいUIだと思っています。

定型業務を効率化して、より重要な業務へ取り組めるように

「楽楽労務」で工数を削減できたことで、新たな取り組みなど変化はありましたか?

私はもともと経理部にいながら労務係もというような形で、両方の業務をやっていて残業することも多かったですが、そういった時間的な部分は改善されました。「楽楽労務」を導入してから、事務的な定型業務を効率化できたので、もっと労務部門を整えていこうと1年くらい前に労務部が立ち上がりました。人事考課運営や健康経営の取組み、労基法への対応など、別の業務も任せてもらえるようになりました。

「楽楽労務」でさらに貢献できるよう、バージョンアップを重ねてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

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